Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

§1 Postanowienia Ogólne

1. Niniejszy dokument stanowi opis polityki prywatności i ochrony danych osobowych Youth For Understanding Polska, w skrócie YFU Polska, zarejestrowanego jako stowarzyszenie pod nazwą Młodzi Dla Porozumienia – Polska z siedzibą w Poznaniu, ul. Św. Marcin 80/82, pok. 351, wpisanego do Rejestru Stowarzyszeń pod numerem KRS: 0000288685, dla którego akta rejestrowe prowadzi VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Poznaniu, NIP: 778-117-49-09, REGON: 63025548800000.

2. Celem niniejszej polityki prywatności i ochrony danych osobowych jest określenie zasad, sposobu przetwarzania oraz wykorzystywania danych osobowych i informacji pochodzących od osób korzystających z usług YFU Polska, w tym użytkowników serwisu internetowego YFU Polska. Zawiera ona także informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do udostępnionych przez nie danych osobowych.

3. Prosimy o dokładne zapoznanie się z treścią niniejszego dokumentu. Wchodząc na stronę YFU Polska, korzystając z niej lub przesyłając jakichkolwiek dane osobowe za pomocą zamieszczonych na niej formularzy, użytkownik akceptuje warunki niniejszej polityki prywatności.

4. Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym serwis internetowy YFU Polska zabezpieczony jest m.in. bezpiecznym protokołem szyfrowania komunikacji (SSL).

5. Prosimy o zwrócenie uwagi, że opuszczając niniejszy serwis internetowy (np. przechodząc za pomocą linku na stronę znajdującą się w innej domenie), użytkownik przechodzi w obszar, gdzie nie obowiązuje niniejsza polityka prywatności. YFU Polska nie ponosi odpowiedzialności za zasady polityki prywatności obowiązujące na stronach obsługiwanych przez inne podmioty.

6. We wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możliwy jest kontakt z biurem YFU Polska za pomocą poczty elektronicznej, e-mail: info@yfu.org.pl.

§2 Administrator danych osobowych

1. YFU Polska jest administratorem danych osobowych udostępnianych przez użytkowników niniejszego serwisu internetowego.

2. YFU Polska dokłada szczególnej staranności, aby wszelkie dane osobowe przetwarzane były zgodnie z celem, dla których zostały zebrane oraz wykorzystywane stosownie do przesłanek i kategorii przetwarzanych danych dozwolonych prawem.

§3 Cel przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane przez YFU Polska za pomocą serwisu internetowego przekazywane są dobrowolnie.

2. YFU Polska wykorzystuje dane osobowe wyłącznie w celach wynikających z funkcji konkretnego formularza lub zgody.

a) W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera drogą elektroniczną, dane osobowe będą wykorzystane w celu przekazywania bieżących informacji na temat działalności organizacji oraz jej partnerów. Podanie danych osobowych, jak i wyrażenie takiej zgody jest dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwią otrzymywanie komunikacji za pośrednictwem newslettera.

b) W  przypadku formularza kontaktowego zamieszczonego w sekcji „Kontakt”, dane osobowe będą przetwarzane w celu jednorazowego kontaktu we wskazanej formie z osobą, której dane dotyczą w związku ze zgłoszonym zapytaniem.

c) W przypadku wstępnego formularza zgłoszeniowego dla uczniów, dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji do programu międzynarodowej wymiany młodzieży YFU oraz komunikacji niezbędnych informacji związanych z tym procesem.

d) W przypadku wstępnego formularza zgłoszeniowego dla rodzin, dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji do programu międzynarodowej wymiany młodzieży YFU oraz komunikacji niezbędnych informacji związanych z tym procesem.

e) W przypadku wstępnego formularza zgłoszeniowego dla wolontariuszy, dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji wolontariuszy YFU Polska oraz komunikacji niezbędnych informacji związanych z tym procesem.

3. Dane osobowe są wykorzystywane również dla celu optymalizacji serwisu internetowego YFU i oferowanych usług oraz w celach technicznych, związanych z administracją serwerami. Niektóre dane, w szczególności adresy IP, są wykorzystywane do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych.

4. Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody przetwarzane są do czasu jej cofnięcia lub ustania celu, dla jakiego dane zostały zgromadzone. Udzielona zgoda może być w każdym czasie cofnięta bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

§4 Bezpieczeństwo oraz zasady przetwarzania danych osobowych

1. YFU Polska zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych dzięki odpowiednim środkom technicznym i organizacyjnym, mającym na celu zapobieżenie bezprawnemu przetwarzaniu danych oraz ich przypadkowej utracie, zniszczeniu czy uszkodzeniu. Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach.

2. YFU Polska dokłada szczególnej staranności, aby dane osobowe przetwarzane były zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, tj:

a) zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście;

b) zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;

d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;

e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla celów, w których dane te są przetwarzane;

f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych;

g) w sposób zapewniający realizację praw osób, których dane dotyczą;

h) nie transferowane bez odpowiedniej ochrony do krajów poza Europejski Obszar Gospodarczy lub organizacji międzynarodowych.

§5 Pozyskiwanie danych osobowych

1. Gromadząc jakiekolwiek dane osobowe YFU Polska zapisuje skąd zostały one pozyskane.

2. Dane osobowe są pozyskiwane poprzez:

a) formularze wypełniane online – informacje gromadzone są dzięki formularzom dostępnym w serwisie internetowym YFU Polska, służącym do celów kontaktowych oraz rekrutacyjnych;

b) kontakt poza stroną internetową – w serwisie internetowym YFU Polska znaleźć można numery telefonów oraz oficjalne adresy e-mail, pod którymi można się z nami kontaktować;

c) dane o ruchu sieciowym oraz statystyki dotyczące częstości odwiedzin w serwisie YFU Polska – prowadzony jest rejestr informacji na temat ruchu, które są automatycznie rejestrowane przez nasz serwer, takich jak adres IP użytkownika, URL odwiedzane przed wizytą na naszej stronie, URL odwiedzane po wizycie na naszej stronie oraz odwiedzane strony. Gromadzone są również statystyki na temat ilości wejść na stronę oraz odsłon strony. YFU Polska nie jest w stanie bezpośrednio określić tożsamości użytkownika na podstawie danych o ruchu oraz statystyk dotyczących korzystania ze strony.

§6 Prawa użytkownika

1. YFU Polska szanuje przysługujące każdej osobie uprawnienia związane z przetwarzaniem jej danych osobowych. W szczególności każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo:

a) uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych,

b) prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, uzupełnienia i zmiany,

c) prawo do usunięcia danych,

d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

e) prawo do przenoszenia danych,

f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych w usprawiedliwionych celach YFU Polska, jako administratora danych, w tym marketingu bezpośredniego jego usług oraz profilowania.

2. YFU Polska zastrzega, że w przypadku braku możliwości bezwzględnej identyfikacji osoby, może odmówić podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą informując o tym tą osobę, chyba że osoba ta dostarczy dodatkowych informacji pozwalających ją zidentyfikować.

3. Każdy użytkownik, który udostępnił swoje dane osobowe jest uprawniony do wnioskowania o ich weryfikację, modyfikację lub usunięcie poprzez kontakt pisemny na adres korespondencyjny YFU Polska, skr. poczt. 36, 61-809 Poznań z dopiskiem „dane osobowe”, pocztą elektroniczną na adres info@yfu.org.pl lub pod numerem telefonu (61) 64 65 213.

4. YFU Polska informuje, że nie ma on obowiązku usunięcia danych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do:

a) korzystania z praw i wolności wypowiedzi i informacji,

b) wywiązania się z prawnego obowiązku przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, lub wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym,

c) celów archiwalnych w interesie publicznym, celów badań naukowych lub historycznych lub celów statystycznych,

d) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. W razie wniesienia przez użytkownika sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania w celach marketingowych lub wobec przekazywania danych osobowych innemu administratorowi danych, sprzeciw jest uwzględniany. Administrator danych może jednak pozostawić w zbiorze ograniczone dane identyfikujące osobę fizyczną w celu uniknięcia ponownego wykorzystania danych tej osoby w celach objętych sprzeciwem.

6. Jeżeli dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub na podstawie zawartej umowy, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, użytkownik ma prawo otrzymać na swój wniosek dane osobowe jego dotyczące w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jak też wnioskować o przekazanie jego danych w takim formacie do wskazanego administratora danych. Osoba, której dane dotyczą składając wniosek o przeniesienie danych osobowych musi określić, czy dane osobowe jej dotyczące jednocześnie mają być usunięte przez YFU Polska i złożyć w tym zakresie odpowiedni wniosek.

7. Użytkownik może skorzystać z prawa do informacji i dostępu do danych, nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych jest obowiązany, w terminie 30 dni, udzielić koniecznych informacji. Częstsze korzystanie z prawa do informacji i dostępu do danych podlegać będzie opłatom w wysokości 50 zł uiszczanym na rachunek w PKO BP SA 28 1020 4027 0000 1302 0441 4637 przed realizacją przez YFU Polska złożonego wniosku. Opłata ta stanowi uzasadnione koszty ponoszone przez YFU Polska w związku z realizacją prawa dostępu i jest dopuszczalna prawem.

§7 Zakres udostępniania danych osobowych

1. YFU Polska nie sprzedaje, nie udostępnia i nie przekazuje zgromadzonych do przetwarzania danych osobowych użytkowników innym osobom lub instytucjom, chyba, że dzieje się to za wyraźną zgodą lub na życzenie użytkownika, albo też na żądanie uprawnionych na podstawie ustawy organów państwa na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań lub działań związanych z bezpieczeństwem lub obronnością, dla określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów YFU Polska.

2. Dane osobowe przetwarzane przez YFU Polska mogą być jednak dostępne dla dostawcy usług hostingowych RejestracjaDomen.pl Sp. z. o. o. w zakresie utrzymania serwisu internetowego i kampanii rekrutacyjnych oraz dostawcy zautomatyzowanych usług marketingowych The Rocket Science Group, LLC w zakresie prowadzenia newslettera o bieżącej działalności organizacji i jej partnerów, wyłącznie jednak w związku z działalnością statutową YFU Polska. W żadnym przypadku podmiot dla którego dostępne będą dane osobowe użytkowników nie stanie się jednak administratorem danych osobowych przetwarzanych przez YFU Polska.

§8 Zmiany dotyczące polityki prywatności

Na zmiany w polityce ochrony prywatności YFU Polska mogą mieć wpływ zmiany w sferze ustawodawczej w zakresie ochrony danych osobowych, a także inne czynniki. O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną bezzwłocznie poinformowani w serwisie internetowym YFU Polska.

§9 Prawo do skargi

W każdym przypadku uznania, że prawa osoby fizycznej wynikające z przepisów prawa i niniejszej polityki prywatności są naruszane, osobie fizycznej przysługuje prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2.